Аудит и учет / GAAP & IAS / ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СЛУЖБЫ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА

Методология деятельности службы внутреннего аудита может основываться на Международных стандартах, а также на стандартах, разработанных и утвержденных руководством компании. Тем не менее, эти стандарты должны быть адаптированы к аудиту нефинансовых функций менеджмента (стратегии, маркетинга, др.), а также детализированы в виде Руководства по аудиту. Ключевым фактором, который необходимо учесть при разработке методики аудита, является то, что аудиту подлежат лишь те функции, которые регламентированы (для которых разработаны положения, планы, бюджеты, инструкции и т. д.).

В то же время, если, например, сотрудники приобретают предметы для личного использования за средства компании, то нет необходимости ссылаться на Регламент. В этом случае сам факт воровства является неприемлемым и не требует доказательства противоречия регламенту и установленным принципам деятельности компании. С другой стороны, сам внутренний аудит как функция управления и структурное подразделение, подлежит внутренней регламентации. Основные принципы, которые необходимо соблюдать при ее разработке: краткость, конкретность, содержательность, регулярная обновляемость. Основные документы, которые составляют систему регламентов: Положение о службе внутреннего аудита, должностные инструкции, руководство по аудиту.

Основные процессы функции внутреннего аудита: планирование, сбор доказательств, обобщение результатов, контроль выполнения рекомендаций и корректировок выявленных несоответствий. Одним из основных и существенных отличий внутреннего аудита является то, что он должен проводиться как процесс предварительно тщательно спланированный (а не спонтанный).

Предупредительный характер внутреннего аудита является немаловажным психологическим фактором. Это означает, что каждая проверка планируется, а персонал проверяемого подразделения уведомляется о времени, объекте и критериях проверки с тем, чтобы обеспечить аудиторам необходимый уровень доверия и исключить возможность уклонения персонала от предоставления и демонстрации всех требуемых данных. Неожиданность внутренних аудитов может препятствовать производственной деятельности.

Можно выделить два варианта проведения работ внутренними аудиторами: горизонтальная модель и вертикальная. Первая используется для проверки соответствия отдельного вида деятельности или процесса требованиям систем менеджмента и оценивания их результативности и эффективности. Вертикальная модель используется для проверки соответствия деятельности отдельного подразделения компании. При этом необходимо обратить внимание на то, что горизонтальная модель является более трудоемкой и продолжительной, однако и более значимой, поскольку включает в поле зрения деятельность на стыках различных подразделений и должностных лиц, которые участвуют в выполнении требований к объекту проверки. Кроме того, горизонтальная проверка «ломает» коммуникационные барьеры между подразделениями и поощряет участников систем менеджмента к взаимодействию друг с другом.

Наиболее важным этапом в проведении внутреннего аудита является планирование. Планирование, как и каждый этап аудита, документируется. Рассмотрим документы, которые используются на этапе планирования и могут быть разработаны на предприятии.

Основным документом, который использует руководитель службы, является годовая Программа, которая утверждается руководителем компании . Программа должна разрабатываться с учетом статуса и значимости видов деятельности и процессов.

Первостепенное значение должно уделяться ключевым видам деятельности и процессам, оказывающим решающее влияние на успех компании, достижение ее целей, а также критическим видам деятельности, процессам, ненадлежащее исполнение которых на определенном этапе времени может представлять реальную или потенциальную опасность для компании. Типичными процессами, которые можно отнести к ключевым, являются: изучение спроса, ожиданий потребителей, управление закупками, взаимодействие с потребителями, реализация продукции, подготовка и компетентность персонала. Ранжирование ключевых процессов проводят посредством экономической или экспертной оценки влияния отдельных процессов на конечные результаты бизнеса.

Критическими считаются такие процессы, ненадлежащая организация которых или несоблюдение требования к которым, могут представлять фактическую или потенциальную опасность для эффективности деятельности. Эти процессы требуют незамедлительного вмешательства в виде корректирующих или предупреждающих действий и должны находиться под особым контролем. В разряд критических может попасть любой бизнес-процесс в силу разного рода причин внутреннего характера. На основании годовой программы аудита составляется календарный график аудиторских проверок, а также план на каждую отдельную или комплексную аудиторскую проверку. На основании годовой программы аудита разрабатывается План внутреннего аудита на каждую проверку с учетом необходимости в ресурсах .

План должен специфицировать объект аудита как организационно (аудит отдела, группы отделов и пр.), так и функционально (аудит финансов, маркетинга и т. д.). Руководитель службы внутреннего аудита также должен разработать план развития службы внутреннего аудита. На основании и с учетом плана аудита и плана развития службы разрабатывается бюджет службы внутреннего аудита. Он содержит перечень расходов, необходимых для обеспечения выполнения плана аудита и плана развития. Бюджет также должен предусматривать возможность проведения внеплановых проверок и привлечения сторонних узкопрофильных специалистов для проведения проверок.

При подготовке к внутреннему аудиту необходимо:

1. Участникам группы: ознакомиться с планом и четко определить границы проверки, проанализировать все относящиеся к его обязанностям документы и материалы с целью выявления наиболее существенных вопросов, подлежащих квалифицированному обсуждению с персоналом подразделения.

2. Главному аудитору: получить в службе внутреннего аудита все указанные в плане документы, в соответствии с которыми должна проводиться проверка, а также документы, относящиеся к объекту проверки: организационно-распорядительные, должностные инструкции, карты процессов, детальное их описание, матрицы распределения ответственности и полномочий и пр.; произвести необходимые назначения в группе и составить график аудиторской проверки; подготовить опросный лист; обеспечить аудиторов рабочими материалами — контрольными вопросниками, журналами аудитора, бланками протоколов несоответствия, и т. д.

Опросный лист — анкета, с переченем вопросов для сотрудников аудируемого подразделения, ответы используются для предварительной оценки объекта аудита. Вопросы опросного листа должны строиться на основе критериев аудиторской проверки и охватывать наиболее существенные их части, формулироваться лаконично, недвусмысленно, в определенной последовательности, предусматривать однозначный ответ.

Контрольный вопросник — заранее составленный систематизированный перечень вопросов, ответы на которые позволяют аудитору непосредственно в ходе проверки получать информацию о степени соответствия состояния области проверки установленным требованиям. Вопросы должны быть поставлены так, чтобы ответы давали возможность аудитору исчерпывающее и верное представление об объекте.

Журнал аудитора — журнал или бланк, в котором аудитор фиксирует факты, результаты бесед и иную информацию, собранную в ходе аудиторской проверки. Записи в журнале являются основой для принятия соответствующих решений .

Непосредственно внутренние аудиторские проверки следует проводить по заранее спланированным процедурам. Алгоритм проверки может выглядеть так:

Вводное совещание.

Сбор и обработка информации.

Заключительное совещание.

Составление отчета об аудиторской проверке.

Представление отчета на утверждение.

Рассылка отчета заинтересованным лицам.

Устранение несоответствий.

Разработка и реализация корректирующих и предупреждающих действий.

Инспекционный контроль.

Регистрация результатов проверки.

Информирование об устранении несоответствий.

Оформление файла внутреннего аудита.

Основная цель вводного совещания: ознакомление персонала подразделения с планом, методами проверки. Целью сбора и обработки информации является подготовка заключения по результатам внутреннего аудита. Источниками исходной информации для аудиторов в ходе проверки выступают: документы, регламентирующие деятельность подразделения и процессы (положение о подразделении, должностные инструкции, рабочие инструкции, методики, приказы, распоряжения, др.), планы, акты, регистрационные журналы, протоколы, программы и пр. Собираемая в ходе проверки информация используется аудитором для оценки степени соответствия аудируемой деятельности требованиям действующей документации.

В ходе аудита проверяемая документированная процедура обсуждается аудиторами с работниками предприятия, чтобы убедиться, что все процессы и их работа поняты правильно и процедура выполняется. Выработанные рекомендации по устранению замечаний и корректирующие мероприятия, направленные на устранение причин выявленных несоответствий, могут быть дополнены также предложениями по улучшению, совершенствованию проверяемой деятельности. В итоге, эффективность проводимых внутренних аудитов можно определять оценкой результатов от выработанных совместно и реализованных предложений по улучшению системы в целом и отдельных процессов, в частности.