Аудит и учет / Российский бухучет / Внедрение "1С:Бухгалтерии 8" на предприятии c удаленной филиальной структурой

Часто при автоматизации предприятий с филиальной структурой руководители компаний сталкиваются с невозможностью проконтролировать работу филиалов. Вызвано это тем, что филиалы удалены от центрального офиса. Для составления отчетности специалисты головной компании должны перерабатывать "тонны" отчетных документов, приходящих из филиалов. О том, как были решены эти проблемы в компании "Энфорта" путем внедрения "1С:Бухгалтерии 8", расскажут специалисты компании "Единый стандарт".

Специфику ведения бухгалтерского учета в организации определяет ее разветвленная филиальная структура. Во исполнение требований законодательства РФ организация, имеющая филиальную структуру, должна предоставлять консолидированную бухгалтерскую отчетность по месту регистрации головного подразделения (п. 8 ПБУ 4/99 "Бухгалтерская отчетность организации", п. 33 "Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации", утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н). Для обобщения информации о всех видах расчетов с филиалами, выделенными на отдельный баланс, предназначен счет 79 "Внутрихозяйственные расчеты". Аналитический учет по счету 79 ведется по каждому филиалу. Учетной политикой организации установлена форма необходимого для осуществления подобных операций документа - авизо.

Эти особенности стали причиной установления некоторых обязательных требований к ведению учета, среди которых наиболее значимым является требование единообразия учета хозяйственных операций на бухгалтерских счетах с применением единой для всей компании аналитики на ключевых участках учета. Исполнение этого и прочих требований жестко контролируется головным подразделением.

Трудно не согласиться, что формализация и последующая автоматизация описанных выше требований является существенной. Именно такая задача была поставлена руководством перед финансовым и IT-подразделениями. Очевидно, что реализацию всех вышеперечисленных требований невозможно было представить без использования единой информационной системы. В качестве основного программного обеспечения для автоматизации ведения бухгалтерского учета была выбрана система "1С:Предприятие 8", конфигурация "Бухгалтерия предприятия". Именно эта система наиболее полно отвечала функциональным требованиям, которые выдвигались к проектируемой информационной системе. В частности, это возможности управления распределенной информационной базой, ведения учета по нескольким организациям и наличие гибких механизмов обмена данными.

Методология учета

Как уже отмечалось выше, организация должна предоставлять консолидированную отчетность по месту регистрации головного подразделения. Таким образом, на информационную систему ложится функция сбора данных со всех филиалов компании и аккумулирования их в едином банке данных с возможностью впоследствии сформировать необходимые отчеты по организации в целом. Эта часть функционала системы решает и еще одну немаловажную задачу - создание резервной копии данных ИБ каждого филиала на одном надежном носителе.

Однако, получая общую информацию, хотелось бы сохранить возможность впоследствии получить отчеты в разрезе филиалов, а также групп филиалов - ИС должна уметь формировать как общие отчеты (в целом по организации), так и по отдельным ее подразделениям.

Отдельно следует выделить функцию автоматизации документооборота в части взаиморасчетов обособленных подразделений. При передаче имущества организации из головного офиса в один из филиалов в соответствии с учетной политикой необходимо оформить документ авизо, где будет указано наименование имущества, подлежащего передаче, его стоимость и прочие реквизиты, а также наименование подразделения-отправителя и подразделения-адресата. Точно такая же логика должна быть построена и в информационной системе. Это обеспечит наиболее точный и своевременный учет взаиморасчетов.

Для осуществления контроля ведения бухгалтерского учета в конкретном филиале сотрудники бухгалтерии головного подразделения должны иметь полное представление о том, как регистрируются хозяйственные операции в этом филиале. Таким образом, на информационную систему ложится задача предоставления необходимой информации по любому из филиалов сотрудникам головного подразделения.

На информационную систему также требуется возложить функцию обеспечения единообразия учета. Учетной политикой предписывается ведение учета по единому для всех подразделений компании (включая и головной офис) плану счетов. Другими словами, региональный бухгалтер не должен иметь возможности самостоятельно изменять план счетов бухгалтерского учета, принятый в компании. На наиболее важных участках учета, таких как учет основных средств или реализации, необходимо запретить региональным бухгалтерам использовать собственную аналитику. Все хозяйственные операции на таких участках учета должны использовать аналитику, предусмотренную головным подразделением организации.

Организация развивается достаточно динамично. Это характеризуется быстрым ростом филиальной сети и быстрым началом предоставления услуг в новых филиалах. В этой связи встала задача автоматизировать подключение новых регионов к единой ИС, а именно - минимизировать время, затрачиваемое на это подключение, и получить возможность подключать новые регионы без привлечения квалифицированных IT-специалистов.